Entenda como calcular a quantidade de comida ideal para o evento



Entenda como calcular a quantidade de comida ideal para o evento

Manter um buffet de qualidade não consiste em uma tarefa simples. Calcular a quantidade de comida a ser servida, com eficiência e precisão, figura como grande desafio.

Essa prática é fundamental para garantir a qualidade dos eventos, eliminando a possibilidade da falta de alimentos ou de os convidados sentirem fome, por exemplo. Além disso, quando o buffet compra comida demais, as sobras geram prejuízo financeiro, reduzindo a lucratividade.

Pensando nisso, trazemos abaixo informações que você deve usar para calcular a quantidade de comida nos eventos. Confira!

O que considerar antes do cálculo?

Para fazer um cálculo eficiente, é preciso considerar alguns fatores. Falamos melhor a respeito disso abaixo. Veja.

Período de duração da festa

Primeiro, é importante saber quanto tempo a festa tende a durar. Eventos com menor período de duração demandam uma quantidade mais baixa de alimentos, bem como menos opções de cardápio, evidentemente.

Perfil e quantidade de convidados

A quantidade de convidados é primordial para o cálculo dos alimentos. Além disso, o perfil deles também deve ser considerado, uma vez que os hábitos alimentares de adolescentes são diferentes dos de crianças ou adultos — isso também ajuda na construção do cardápio.

Horário da festa

Outro item que precisa ser levado em conta é o horário do evento. O cardápio e a quantidade de alimentos variam entre festas realizadas de manhã, durante o almoço, no meio do dia ou no jantar.

Tema e tipo de evento

Por fim, o tema e o tipo de evento também impactam na quantidade de alimentos necessários para o serviço.

Enquanto festas de aniversário e casamentos demandam comidas durante toda a execução, convenções, palestras e outros eventos corporativos normalmente têm momentos específicos para alimentação.

Como calcular a quantidade de comida ideal?

Agora vamos determinar como fazer o cálculo na prática. Para isso, é necessário usar a seguinte fórmula:

quantidade total = número de convidados x consumo médio por pessoa

Como definir o valor médio por pessoa?

Existem algumas formas de estabelecer esse valor: usando seu histórico de eventos, através de um consultor ou profissional experiente na área, consultando pesquisas na internet ou questionando outros buffets ou empresas que trabalham com eventos.

O ideal é usar seu próprio histórico, realizando um cálculo simples de divisão:

consumo médio por pessoa = total consumido no evento / número de convidados presentes

Faça isso usando as informações apresentadas no primeiro item deste post. Para entender melhor, considere uma festa de aniversário de três horas durante o horário do almoço para 100 adultos. Foram consumidos 1000 salgados, 600 docinhos e 30 kg de bolo.

Usando a fórmula para cada item, concluímos que o consumo médio por pessoa de salgado é de 10 unidades, além de seis docinhos e 300 gramas de bolo. Considerando vários eventos já realizados, você chega em um valor mais próximo do real para cada tipo de festa oferecida pelo buffet.

Caso esteja começando e ainda não tenha um histórico de festa, utilize outros métodos. ou simplesmente compre um pouco mais de cada item apenas para garantir.

Como reduzir as chances de problemas?

Vale ressaltar que, mesmo realizando um bom cálculo, é possível que imprevistos surjam. Para lidar com isso, é indicado servir comidas em partes, controlando as reposições. Assim, fica mais fácil perceber se algo está prestes a faltar, contando com tempo suficiente para buscar uma solução.

Outra prática eficiente é simplificar o cardápio dos eventos, oferecendo menos alternativas — como apenas um prato principal, por exemplo. Para isso, é importante manter a qualidade e trabalhar com uma opção que agrade muitas pessoas, satisfazendo os convidados de modo geral.

Por fim, não se esqueça de manter um histórico detalhado dos eventos realizados. Essas informações ajudam a calcular de maneira mais eficiente os novos trabalhos, evitando problemas capazes de comprometer a qualidade e a lucratividade. Uma dica é usar um software de gestão para buffets.

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