Controle de eventos: 5 dicas práticas para seu buffet!



O controle de eventos é um processo importante e deve ser realizado pela sua empresa. Contudo, é claro que sabemos que não é uma tarefa fácil controlar todas as demandas do buffet todos os dias, mesmo que você faça um planejamento. Entre as principais dificuldades, de uma forma geral, estão: gestão de compras, mão de obra, prazos, fornecedores etc.

Para tornar o seu trabalho simplificado e para que você não se perca durante a correria do dia a dia, é preciso seguir algumas práticas. Neste post, separamos 5 dicas práticas de controle de eventos para o seu buffet. Confira a seguir:

1. Faça um planejamento dos custos

Um bom planejamento garante um bom controle de eventos! Por isso, estudar o orçamento deve ser o primeiro passo. E para que isso seja possível, faça as seguintes perguntas:

  • qual é o valor total disponível para realizar o evento?
  • quanto vou precisar para cobrir despesas como decoração, locação e áudio?

Quando se economiza em um item, por exemplo, é possível investir mais em outro. Porém, não se esqueça de poupar verba para eventuais imprevistos — afinal, eventualidades podem acontecer e você deve estar preparado caso elas aconteçam.

2. Saiba escolher os parceiros

Como escolher os parceiros? Esta é uma pergunta um pouco difícil, não é mesmo? Mas escolher bem os fornecedores é uma tática importante para ter controle de eventos. 

Além de aproveitar o melhor custo-benefício nos investimentos para produzir o evento, avalie o feedback de outros usuários. Assim, ficará mais fácil na hora de você escolher um serviço de qualidade e com preço justo. 

Cada item da lista é essencial para que o evento seja um sucesso. Por esse motivo, analise as opções ofertadas, desde comidas e bebidas, até objetos de som e decoração. Em alguns casos, será necessário contratar serviços como imprensa ou segurança. Nessas situações, você pode optar por terceirizar o serviço. 

3. Comece a delegar tarefas

Quem trabalha com gestão sabe que delegar tarefas dentro de uma equipe é frequente, além de ser essencial. Na maioria das vezes, porém, as pessoas acabam fazendo diversas tarefas ao mesmo tempo, e acham que isso é sinônimo de produtividade. 

Ficar responsável por muitas atribuições, no entanto, pode acarretar em estresse. Para que isso não aconteça com a sua equipe, é fundamental que você saiba distribuir corretamente os trabalhos entre os funcionários. Desse jeito, evitará a exaustão da equipe e obterá um melhor gerenciamento do tempo. Lembre-se, ainda, que também é indispensável determinar deadlines para cada um dos seus colaboradores.

4. Faça um cronograma para todas as ações

Montar um cronograma para definir prazos auxilia na organização do evento. Mas anota aí: o cronograma não acaba assim que o evento começa, ok? Para que você tenha tudo anotado de forma correta, planeje algumas variáveis que precisam estar nas suas anotações. Faça as seguintes perguntas:

  • quem participará da minha equipe?
  • quais fornecedores contratarei?
  • quando e como realizarei os pagamentos? 
  • as pessoas serão convidadas com quanto tempo de antecedência?

Temos certeza que essas perguntas ajudarão muito você a montar um cronograma.

5. Utilize um software de gestão

Você sabia que a tecnologia pode ser sua aliada para o controle de eventos? Com os avanços tecnológicos, as empresas vêm ganhando produtividade, praticidade e também lucratividade. Isso é possível porque programas são desenvolvidos a fim de simplificar as diferentes áreas de um negócio.

software de gestão, por exemplo, ajuda a você gerenciar de forma eficiente a administração da sua empresa. Além disso, permite que você tenha acesso às informações sobre clientes, atendimentos, vendas, funcionários, produtos e vendas: tudo isso de forma integrada em uma única plataforma! Ou seja, os precedimentos tornam-se mais fáceis, além de serem seguros.

Viu como não é difícil fazer o controle de eventos? Seguindo as nossas dicas e investindo em um software, você conseguirá fazer uma gestão eficiente! O CHEF oferece ações que possibilitam o controle de todas as etapas de um evento.

Gostou deste conteúdo e tem interesse em saber como escolher um software de gestão para a sua empresa? Então, já pode entrar em contato com a gente e ver quais são as melhores opções para você.

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